Persónuverndarstefna

PERSÓNUVERNDARSTEFNA

 

I. Almennt

Persónuvernd þín skiptir SVÞ – Samtök verslunar og þjónustu miklu máli. Stefna þessi tekur til persónuupplýsinga hvort sem þeim er safnað og þær varðveittar með rafrænum hætti, á pappír eða með öðrum sambærilegum hætti. Stefnan tekur til skráningar, vörslu og vinnslu á persónuupplýsingum sem falla undir stefnuna. Stefnan er aðgengileg á heimasíðu SVÞ og einnig munu ný aðildarfyrirtæki fá tækifæri til að kynna sér persónuverndarstefnuna við inngöngu í samtökin.

II. Persónuverndarlöggjöf

Um meðferð persónuupplýsinga gilda lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga eins og þau eru á hverjum tíma, sem og viðkomandi gerðir samningsins um Evrópska efnahagssvæðið. Taka lögin m.a. á vinnslu, vörslu og miðlun persónuupplýsinga.

III. Ábyrgð

SVÞ bera ábyrgð á skráningu persónuupplýsinga og meðferð þeirra upplýsinga í starfsemi sinni. SVÞ, með skráða skrifstofu í Húsi atvinnulífsins, Borgartúni 35, 105 Reykjavík, eru löglegir stjórnendur persónuupplýsinganna sem þú veitir samtökunum. Hægt er að hafa samband við skrifstofu samtakanna með því að senda skriflega fyrirspurn á svth@svth.is.

IV. Söfnun og notkun persónuupplýsinga

Þú getur skoðað og notið vefsvæðis SVÞ án þess að gefa upp nokkrar persónulegar upplýsingar, þar með talið netfangið þitt. SVÞ safnar ekki upplýsingum sem vafri þinn sendir þegar þú nýtir þér þjónustu samtakanna.

Við skráningu í SVÞ óska samtökin eftir nafni, netfangi og símanúmeri forsvarsmanns, fjármálastjóra og mannauðsstjóra fyrirtækis, vegna skráningar þess í félagatali SVÞ, s.s. til að tryggja samskipti við fulltrúa innan fyrirtækis, til að svara fyrirspurnum þínum og bregðast við óskum þínum eða athugasemdum og til að fulltrúar fyrirtækja geti nýtt kosningarétt í samræmi við samþykktir samtakanna. Slík söfnun á persónuupplýsingum skal þó ekki ganga lengra en þörf er hverju sinni. Þessara upplýsinga er aflað í trausti þess að forsvarsmenn fyrirtækisins hafi aflað samþykkis frá hlutaðeigandi starfsmönnum fyrir vinnslunni og vakið athygli þeirra á persónuverndarstefnu þessari.

Persónuupplýsingar þínar eru einnig notaðar af SVÞ þegar samtökin senda út fréttabréf samtakanna og þegar sendur er út tölvupóstur til þín með efni sem kann að vekja þér áhuga, t.d. fréttum um viðburði á vettvangi samtakanna, ráðstefnum, málstofum, félagsfundum eða sérstakar kynningar. Þá geta einstaklingar, sem ekki eiga aðild að SVÞ, óskað eftir að vera skráðir á póstlista samtakanna í sama tilgangi.

Ef þú kærir þig ekki um slíkar póstsendingar, eftir að hafa skráð þig á póstlista SVÞ, skaltu tilkynna slíkt með því að senda tilkynningu þess eðlis á póstfangið svth@svth.is eða afskrá þig með þar til gerðum hnappi í fjölpósti sem þér hefur borist.

SVÞ nýta persónuupplýsingar þínar til að veita og bæta þjónustuna. Þú samþykkir söfnun og notkun upplýsinga í samræmi við þessa stefnu með því að nota þjónustu SVÞ eða skráir upplýsingar um þig hjá samtökunum. Með því að veita SVÞ persónuupplýsingar eftir að hafa kynnt þér persónuverndarstefnu samtakanna, samþykkir þú skilmála og skilyrði stefnunnar.

V. Miðlun

Rík áhersla er lögð á að varsla á persónuupplýsingum sé ávallt með ábyrgum hætti og verða þær upplýsingar ekki aðgengilegar öðrum aðilum en starfsfólki SVÞ og eftir atvikum SA vegna aðildar fyrirtækja að síðarnefndu samtökunum. Allar upplýsingar sem þú afhendir starfsmönnum SVÞ í trúnaði t.d. í tengslum við þjónustu samtakanna er ekki miðlað til annarra en starfsmanna SVÞ og framkvæmdastjóra eftir því sem við á og eru allir þeir aðilar bundnir fullum trúnaði. Þær upplýsingar sem kunna að berast SVÞ og varða vinnumarkaðsmál, og heyra undir vinnumarkaðssvið SA, eru framsendar til sviðsins og eru þær ekki vistaðar hjá SVÞ.

Við seljum aldrei, leigjum eða deilum persónuupplýsingum um þig. Við miðlum aldrei persónuupplýsingum til þriðja aðila án þess að samþykki þitt fyrir miðluninni liggi fyrir, sem þér er frjálst að hafna, nema þar sem okkur er það skylt samkvæmt lögum eða nauðsynlegt til að hafa uppi eða verjast réttarkröfu. Þó er athygli þín vakin á að allt efni sem þú birtir eða deilir á samfélagsmiðlasíðum okkar eru opinberar upplýsingar.

VI. Þriðju aðilar

Þjónusta SVÞ og efni á heimasíðu samtakanna getur haft að geyma tengla á aðrar síður sem SVÞ stjórna ekki. Smellir þú á tengil frá þriðja aðila, verður þér beint á síðu þess þriðja aðila. SVÞ mæla eindregið með því að þú skoðir persónuverndarstefnu hverrar síðu sem þú heimsækir.

Persónuverndarstefnan nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðju aðila en við höfum enga stjórn á né berum ábyrgð á notkun, birtingu eða öðrum verkum þeirra. Við hvetjum þig því eindregið til að kynna þér persónuverndarstefnu þeirra aðila sem þú heimsækir, þ. á m. vefhýsingaraðilum þeirra síðna sem geta vísað á okkar, hugbúnaðarfyrirtækja á borð við Facebook, Apple, Google og Microsoft ásamt þeirri greiðsluþjónustu sem þú kýst að nota.

VII. Verndun

SVÞ leggja mikla áherslu á að vernda vel allar persónuupplýsingar. SVÞ munu tilkynna þér án ótilhlýðilegrar tafar ef það kemur upp öryggisbrot er varðar persónuupplýsingarnar þínar sem hefur í för með sér mikla áhættu fyrir þig. Með öryggisbroti er átt við brot á öryggi sem leiðir til óviljandi eða ólögmætrar eyðingar persónuupplýsinga eða að þær glatist, breytist, verði birtar eða aðgangur veittur að þeim í leyfisleysi.

Athygli þín er þó vakin á því að þú berð ábyrgð á persónuupplýsingum, t.d. nafni, kennitölu og mynd, sem þú kýst að deila eða senda á almennum vettvangi t.d. í gegnum Facebook síðu SVÞ. Við viljum einnig taka fram að gagnaflutningur á internetinu er aldrei fullkomlega öruggur. Þér er því bent á að láta okkur umsvifalaust vita ef þú telur hættu á að tilteknar upplýsingar sem þú hefur gefið okkur séu í hættu.

VIII. Varðveisla

SVÞ reyna eftir fremsta magni að halda persónuupplýsingum um þig nákvæmum og áreiðanlegum og uppfærir þær eftir þörfum. Við varðveitum persónuupplýsingar um þig í að hámarki tvö ár frá úrsögn fyrirtækisins úr samtökunum nema þú hafir með samþykki þínu veitt okkur heimild til að varðveita þær lengur eða ef okkur er það nauðsynlegt til að uppfylla lagaskyldu eða gæta lögmætra hagsmuna. Sama gildir um aðrar persónuupplýsingar sem þú afhendir okkur t.d. í tengslum við starfsumsókn eða umsókn um setu í stjórn lífeyrissjóðs, ríkisstofnunar eða annars staðar þar sem SVÞ eiga fulltrúa. Við munum fara yfir allar persónuupplýsingar um þig einu sinni á ári og endurskoða hvort okkur sé heimilt að varðveita þær áfram. Ef við ákveðum að okkur sé ekki heimilt að varðveita þær áfram, munum við hætta allri vinnslu með persónuupplýsingarnar frá þeim tíma. Ef möguleiki er á að persónuupplýsinganna kunni að vera þörf síðar til að uppfylla lagaskyldur, t.d. gagnvart stjórnvöldum, eða til að höfða eða verjast réttarkröfu, munum við taka afrit af hlutaðeigandi persónuupplýsingum og varðveita þær á öruggu formi eins lengi og nauðsyn ber til.

IX. Réttindi þín

Þú átt rétt á og getur óskað eftir tilteknum upplýsingum með því að senda skriflega fyrirspurn á svth@svth.is. Einstaklingar hafa rétt að beina eftirfarandi fyrirspurnum til SVÞ vegna skráningar samtakanna á upplýsingum:

  • að fá að vita hvaða persónuupplýsingar eru skráðar um þig og hvernig þær eru tilkomnar og fá aðgang að persónuupplýsingunum,
  • að fá upplýsingar um hvernig persónuupplýsingar um þig séu unnar,
  • að persónuupplýsingar um þig séu uppfærðar og leiðréttar,
  • að persónuupplýsingum um þig sé eytt, ef ekki er lengur málefnaleg ástæða til að varðveita þær,
  • að andmæla og/eða takmarka hvernig persónuupplýsingar séu unnar,
  • að fá afhendar persónuupplýsingar sem þú hefur látið okkur í té eða að þær séu sendar beint til annars aðila með þeim takmörkunum sem réttindi og frelsi annarra setja,
  • að afturkalla samþykki þitt til vinnslu þegar vinnsla byggist á þeirri heimild með sama hætti og þú gafst það eða með því að senda á okkur skriflega fyrirspurn,
  • að fá upplýsingar um hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, þ.m.t. gerð persónusniðs og þau rök sem þar liggja að baki og einnig þýðingu og fyrirhugaðar afleiðingar slíkrar vinnslu.

Beiðni þín verður tekin til greina og þér afhentar upplýsingarnar, þegar það á við, innan hæfilegs tíma, þó með þeim takmörkunum sem réttindi og frelsi annarra gera, þ.m.t. viðskiptaleyndarmál og hugverkaréttindi. Athygli er vakin á að innheimt er sérstakt ljósritunargjald ef farið er fram á fleira en eitt afrit. Þér verður tilkynnt og gefin skýring ef töf verður á afgreiðslu eða ef ekki er unnt að verða við beiðninni að fullu eigi síðar en mánuði frá móttöku hennar. Þú getur kvartað til Persónuverndar ef við neitum að afhenda þér ákveðnar upplýsingar.

X. Persónuvernd barna

Persónuupplýsingar um börn yngri en 13 ára er ekki safnað.

XI. Breytingar á persónuverndarstefnu SVÞ

Persónuverndarstefnan er endurskoðuð reglulega og kann því að taka breytingum. SVÞ munu tilkynna um allar breytingar með því að birta nýja persónuverndarstefnu á heimasíðu samtakanna. Þér er því ráðlagt að kynna þér persónuverndarstefnuna reglulega en breytingar á stefnunni öðlast gildi við birtingu á heimasíðu SVÞ. Þegar efnislegar breytingar eru gerðar sem kunna að hafa þó nokkur áhrif á réttindi þín munum við tilkynna sérstaklega um þær. Við tökum öllum athugasemdum um persónuverndarstefnuna fagnandi og hvetjum þig til að senda okkur fyrirspurn.